Date de dernière modification : 29 avril 2024

Préambule
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Votre vie privée est une priorité de la SA HDMP (ci-après « HDMP » ou « nous ») :

HDMP traite en qualité de responsable de traitement :
. Les données de contact des prestataires de soins, des aides administratives et/ou des personnes de contact au sein des cabinets médicaux, des hôpitaux et centres médicaux, qui peuvent être considérés soit comme des Clients soit comme des Prospects ;
. Les données des visiteurs de notre site web lors de votre navigation et de vos interactions avec le site https://healthone.be, ainsi que les visiteurs de nos pages sur les réseaux sociaux ;
. Les données de nos partenaires commerciaux, afin de pouvoir fournir nos services.

A cet égard, HDMP s’engage à respecter ces données et de les traiter avec le plus grand soin et en assurer le meilleur niveau de protection conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD ») et à toute loi nationale applicable.

La présente charte vous informe concernant :
. Les données personnelles que nous recueillons sur vous ;
. Les raisons de la collecte et du traitement de vos données personnelles ;
. Les modalités de traitement de vos données personnelles ;
. Vos droits sur vos données personnelles et les moyens de les exercer.

En revanche, si vous êtes un patient et que vos données sont traitées par votre médecin grâce, entre autres, au logiciel HealthOne, veuillez vous adresser à votre médecin pour recevoir toute l’information sur le traitement de vos données. Votre médecin est en effet le responsable du traitement de ces données. HealthOne agit comme sous-traitant de votre médecin au sens du RGPD.

Lexique des principaux termes légaux utilisés dans la présente Charte
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Lexique des autres termes utilisés dans la présente Charte
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1. Qui sommes-nous ? Que faisons-nous ?
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Nous sommes la SA Health Data Management Partners (en abrégé et ci-après HDMP), dont le siège social est établi à 1070 BRUXELLES, Route de Lennik 451, inscrite à la BCE sous le n° 0429.029.713.

La société HDMP est un fournisseur de logiciels et a mis au point, entre autres, un outil d’aide à la gestion du dossier médical informatisé. Ce DMI (dossier médical informatisé) rassemble au sein d’un même dossier et sous format électronique, toutes les informations liées à la santé des patients.

Ces dossiers contiennent des données à caractère personnel, en ce compris des données relatives à la santé des patients du médecin, hôpital ou centre médical concerné. Ceux-ci sont seuls responsables des traitements de données à caractère personnel des patients que l’utilisation des logiciels proposés implique. La société HDMP joue uniquement un rôle de fournisseur de technologies, c’est-à-dire qu’elle n’agit pas en tant que responsable des traitements, mais en tant que sous-traitant de ceux-ci.

Par contre, dans le cadre de ses relations commerciales avec les médecins, hôpitaux, centres médicaux etc., HDMP est amenée à collecter des données à caractère personnel lorsqu’elle est en contact avec ses Clients et Prospects personnes physiques et des personnes physiques de contact chez les clients et prospects lorsqu’il s’agit de personnes morales. HDMP est alors considéré comme responsable du traitement.

Toute question ou demande concernant le traitement de vos données personnelles dans le cadre de nos relations commerciales peut être adressée à notre Délégué à la protection des données (DPO) à l’adresse électronique suivante : dpo@healthone.be. Pour exercer vos droits, veuillez néanmoins vous reporter au point 7 de cette Déclaration et envoyer si possible votre demande à info@healthone.be.

2. Pourquoi recueillons-nous vos données personnelles et sur quels fondements ?
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HDMP ne peut recueillir et utiliser vos données personnelles que si cette utilisation se base sur l’un des fondements juridiques déterminé par le RGPD (par exemple, votre consentement ou l’exécution d’un contrat conclu avec nous).
Le tableau ci-dessous répertorie précisément les finalités d’utilisation de vos données personnelles par HDMP et le fondement juridique correspondant.

3. Quelles données personnelles recueillons-nous sur vous ?
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Nous vous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons lors de chacune de ces interactions pour chaque utilisation que nous faisons ainsi que la raison de la collecte et leur mode de recueil.

4. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?
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Dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager vos données personnelles. Bien évidemment, nous le faisons toujours de manière à garantir une protection optimale de vos données personnelles.
. Avec certains sous-traitants comme des fournisseurs de services informatiques (prestataires de service d’envoi de newsletter et plateforme d’e-learning, hébergeurs (en ce compris des ), fournisseurs d’outils de support à distance, fournisseurs de questionnaires en ligne, …)
. Avec nos partenaires, tels que des comptables, auditeurs ou avocats, pour les besoins de la relation contractuelle entretenue ou le cas échéant, pour la gestion des litiges
. Avec des autorités publiques, en réponse à des demandes légales, y compris pour répondre aux exigences de la sécurité nationale ou de l’application de la loi (comme par exemple, l’ONSS, l’administration fiscale, etc.)
. Dans le cadre d’une transaction, telles qu’une fusion, acquisition, consolidation ou une vente d’actifs, nous pourrions être amenés à partager vos données personnelles avec les acheteurs ou vendeurs.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
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HDMP a déterminé des règles précises concernant la durée de conservation de vos données à caractère personnel. Cette durée varie selon les différents objectifs et doit tenir compte des éventuelles obligations légales à conserver certaines de vos données.

6. Quels sont les droits dont vous disposez sur vos données personnelles ?
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Nous souhaitons vous informer de la manière la plus claire possible des droits dont vous disposez sur vos données personnelles. Nous souhaitons également vous permettre d’exercer d’une manière simple ces droits (voyez ci-après le point 7).
Si vous êtes le patient d’un médecin qui utilise un logiciel de HDMP, contactez votre médecin pour exercer vos droits.

Vous trouverez ci-après un récapitulatif de vos droits.

A. Le droit d’accès 

Vous pouvez nous demander :

. De vous confirmer que nous traitons vos données (ou pas)
. D’avoir un accès à vos données, d’en obtenir une copie
. De recevoir les informations suivantes :

• Les catégories de données personnelles que nous recueillons sur vous,
• Les raisons pour lesquelles nous les utilisons,
• Les catégories de personnes auxquels vos données personnelles ont été ou seront communiquées et en particulier les personnes qui se situent en dehors de l’Europe,
• La durée de conservation de vos données personnelles dans nos systèmes,
• Votre droit de nous demander de corriger, d’effacer vos données personnelles ou de limiter l’utilisation que nous faisons sur vos données personnelles et du droit de vous opposer à cette utilisation,
• Votre droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité européenne de protection des données,
• La source des données que nous traitons (dans les cas où nous ne les aurions pas collectées auprès de vous mais auprès de tiers),
• La manière dont vos données personnelles sont protégées lorsque celles-ci sont transférées vers des pays hors de l’Espace économique Européen.

B. Le droit de rectification

Vous pouvez demander à HDMP de corriger et/ou de mettre à jour vos données personnelles.

C. Le droit à l’effacement

Vous pouvez également nous contacter à tout instant pour nous demander de supprimer les données personnelles que nous traitons sur vous, si vous vous trouvez dans l’un des cas suivants :

• Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des raisons pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• Vous avez retiré votre consentement sur lequel est fondé un traitement de vos données personnelles effectué par HDMP ;
• Pour une raison qui vous est propre, vous considérez qu’un des traitements poursuivis porte atteinte à votre vie privée et vous cause un dommage excessif ;
• Vous ne souhaitez plus recevoir de sollicitations commerciales de notre part ;
• Vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au GDPR et à la loi belge ;
• Vos données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit national auquel HDMP est soumis ;

Toutefois, il se peut que nous ne puissions pas faire droit à votre demande de droit à l’effacement. En effet, il faut garder à l’esprit que ce droit n’est pas absolu. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importantes, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou des motifs d’intérêt public importants.

D. Le droit à l’oubli numérique

Il se peut que notre site internet contienne des données personnelles vous concernant. Si vous ne souhaitez plus qu’elles y apparaissent, vous pouvez nous demander de les supprimer si vous vous trouvez dans l’un des cas énumérés au paragraphe précédent (droit à l’effacement).

Nous sommes également tenus de prendre des mesures raisonnables pour informer les autres entreprises (responsables du traitement) qui traitent les données personnelles pour lesquelles vous avez demandé la suppression de tout lien vers celles-ci, ou de toute copie de celles-ci.

Toutefois, il se peut que nous ne puissions pas faire droit à votre demande de droit à l’oubli. En effet, il faut de garder à l’esprit que ce droit n’est pas absolu. Nous nous devons de l’équilibrer avec d’autres droits ou valeurs importants, tels que la liberté d’expression, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou des motifs d’intérêt public importants.

E. Le droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de nous demander la limitation de vos données, c’est-à-dire le marquage (par exemple, un déplacement temporaire de vos données vers un autre système de traitement ou un verrouillage de vos données les rendant inaccessibles) de vos données personnelles enregistrées, en vue de limiter leur traitement futur.

Vous pouvez exercer ce droit lorsque :
. L’exactitude des données en question est contestée ;
. Vos données personnelles ne sont pas traitées conformément au GDPR et à la loi belge ;
. Les données ne sont plus nécessaires pour atteindre les finalités initialement prévues mais ne peuvent pas encore être supprimées pour des raisons juridiques (notamment pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice) ;
. La décision relative à votre opposition au traitement est en cours.

En cas de limitation du traitement, vos données personnelles ne feront plus l’objet d’un quelconque traitement sans votre accord préalable, à l’exception de leur conservation (stockage).

Vos données personnelles pourront néanmoins encore être traitées pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne morale ou physique, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public dans l’Union ou l’État membre.

En cas de limitation du traitement de certaines de vos données personnelles, nous vous tiendrons informé du moment auquel la mesure sera levée.

F. Le droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à ce que nous traitions vos données personnelles si pour une raison qui vous est propre, vous considérez qu’un des traitements poursuivis porte atteinte à votre vie privée et vous cause un dommage excessif.

Vous ne pouvez en aucun cas nous empêcher de traiter vos données :
. Si le traitement est nécessaire pour la conclusion ou l’exécution de votre contrat. Par exemple, vos données doivent être traitées dans le cadre de la licence qui nous lie ;
. Si le traitement a été imposé par la loi ou un règlement ;
. Si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Lorsque les données à caractère personnel sont traitées à des fins de prospection/marketing, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement à de telles fins de prospection.

Toutefois, il se peut que, pour d’autres raisons, nous ne puissions pas faire droit à votre demande. Bien sûr, dans ce cas nous nous assurerons de vous apporter une réponse la plus claire possible.

G. Le droit à la portabilité des données

Ce droit vous offre la possibilité de maîtriser plus facilement vous-même vos données personnelles et plus précisément :
. De récupérer vos données personnelles qui sont traitées par nous, pour votre usage personnel, et de les stocker sur un appareil ou un cloud privé par exemple.
. De transférer vos données personnelles depuis chez nous vers une autre société, soit par vous, soit directement par nous, sous réserve que ce transfert direct soit « techniquement possible ».

Ce droit vise tant vos données déclarées activement et consciemment que les informations collectées par HDMP.
A l’inverse, les données personnelles qui sont dérivées, calculées ou inférées à partir des données que vous avez fournies sont exclues du droit à la portabilité car créées par HDMP.
Toutefois, vous devez savoir que HDMP est en droit de refuser votre demande de portabilité. En effet, ce droit s’applique seulement aux données personnelles fondées sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat conclu avec vous. De même ce droit ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.

7. Comment exercer vos droits ?
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Il vous suffit d’adresser un courriel à info@healthone.be ou d’envoyer un courrier à l’adresse suivante : HDMP, Route de Lennik 451, 1070 Bruxelles. Nous vous remercions d’indiquer dans l’objet le droit que vous souhaitez exercer et suffisamment d’information pour nous permettre de nous assurer qu’il s’agit bien d’un message de votre part (par exemple la date et le sujet / une copie du courriel qui a été échangé avec nous et qui concerne le traitement de données personnelles en question).

Afin d’éviter tout envoi de données à une personne non autorisée à les recevoir ou toute autre violation de données, nous nous réservons le droit de vous contacter pour obtenir plus d’information si nous avons un doute que la demande vient bien de votre part, donc de la part de la personne concernée par les données.

HDMP vous répondra dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois, augmenté de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou d’un grand nombre de demandes (le délai d’un mois ne commencera à courir qu’à partir du moment où nous avons reçu les informations suffisantes pour nous convaincre de votre identité.)

Il se peut que nous ne puissions pas faire droit à votre demande. Bien sûr, dans ce cas nous nous assurerons de vous apporter la réponse la plus claire possible à ce sujet.

8. Vos données personnelles sont-elles transmises à l’étranger ?
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Comme indiqué au point 4, vos données personnelles peuvent être partagées avec différents destinataires.
Afin de vous assurer un haut niveau d’exigence en matière de protection des données et de vie privée, nous imposons des garanties techniques et juridiques à tous nos sous-traitants, partenaires et fournisseurs.
Conformément à l’article 46 du GDPR, lorsque vos données sont transférées hors de l’espace économique européen, des garanties sont mises en place.

Pour obtenir plus d’informations et/ou une copie des garanties prises, il vous suffit de nous adresser un courriel à dpo@healthone.be en indiquant votre nom, prénom et dans l’objet « transferts hors UE : données personnelles ». N’oubliez pas également de préciser dans le corps de votre courriel les renseignements exacts que vous désirez obtenir.

9. Vous souhaitez nous contacter à propos de la présente Charte de protection de vos données personnelles et/ou introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données ?
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Vous avez une question ou bien une suggestion concernant la présente Charte de protection de vos données personnelles ?
N’hésitez pas à nous en faire part en nous contactant par courriel dpo@healthone.be ou par courrier à : HDMP, Route de Lennik 451, 1070 Bruxelles.
Nous serons ravis de vous lire et nous nous ferons un plaisir de vous répondre dans les meilleurs délais.

Vous estimez que nous ne protégeons pas suffisamment vos données personnelles ?
Si vous considérez que HDMP ne traite pas vos données personnelles conformément au RGPD et à la législation belge applicable, nous vous invitons à nous contacter directement sur l’adresse dpo@healthone.be. Sachez également que vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de Protection des Données,
. Par courrier postal :
Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles
. Par courriel : contact@apd-gba.be

10. Comment savoir que la présente Charte de protection de vos données personnelles a été modifiée ?
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La présente Charte de protection de vos données personnelles peut être modifiée à tout moment, notamment pour tenir compte d’éventuelles modifications législatives ou réglementaires et de l’évolution de nos services.
Vous trouverez la dernière date de mise à jour en haut de cette charte.
Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Charte pour savoir comment HDMP protège vos données personnelles.